Dane źródłowe. Import faktur i automatyczne tworzenie pozycji towarowych SAD

Na zakładce "Dane źródłowe" przeprowadzane sa operacje związane z wczytywaniem danych towarów z plików XLS (uzyskanych np. z programu MS Excel) a następnie generowaniem z nich pozycji towarowych dokumentu SAD. Wczytywanie i obsługa są zautomatyzowane.

Plik wzorcowy

Wczytywane pliki powinny zostać przygotowane zgodnie z wymaganym standardem. Prawidłowy, wzorcowy plik najłatwiej można uzyskać korzystając z przycisku "Zapisz pozycje".

Po wciśnięciu przycisku otwiera się komunikat informujący o tym, że zapisany plik będzie mógł zostać wykorzystany, jako plik wzorcowy:

Po wciśnięciu przycisku OK otwiera się okno Managera Windows, w którym wskazywane jest miejsce zapisania pliku.

Zapisany plik wzorcowy wygląda następująco:

W pliku można ręcznie wpisać dane wykorzystując kolumny zgodnie ze standardem.

Jednak podstawowym przeznaczeniem tej funkcji jest umożliwienie automatycznego generowania danych i przetwarzania ich w pozycje towarowe SAD.

Zalecanym rozwiązaniem jest automatyczne generowanie takich plików bezpośrednio z programu księgowego, magazynowego, czy fakturowego a następnie wczytywanie ich do programu FRAKTAL SAD++ i automatyczne tworzenie pozycji towarowych w dokumencie SAD.

Wczytywanie danych

Prawidłowo przygotowany plik XSL zawierający dane towarów wczytujemy za pomocą przycisku "Wczytaj pozycje"

Przykładowy plik:

Aby wczytać dane z pliku XSL wciskamy przycisk "Wczytaj pozycje"

Po wciśnięciu "Wczytaj pozycje" otwiera się okno kreatora wczytywania:
Wskazujemy plik za pomocą przycisku    

Po wciśnięciu przycisku otwiera się okno managera Windows. Wybieramy plik. Po wybraniu pliku wyświetla się jego ścieżka:

Wciskamy przycisk "Dalej" i otwiera się kolejna zakładka wyświetlająca dane pliku, który mają być wczytane do programu.

Wciskamy przycisk "Dalej"

W tym oknie możemy zmienić powiązania kolumn, gdyby okazało się, że kolumny we wczytywanym pliku mają inną kolejność, lub nazwy.

Wciskamy przycisk "Dalej" i klikamy na przycisk "Wczytaj plik XLS"

Plik zostaje wczytany a jego zawartość widzimy na zakładce "Dane źródłowe"

Po wczytaniu pliku mamy możliwość dodania ręcznego dodatkowych pozycji lub skasowania pozycji niepotrzebnych za pomocą przycisków + - Możliwa jest też edycja poszczególnych pól - uzupełnienia i poprawki. Aby edytować dane pole tabeli należy na nim kliknąć.

Generowanie pozycji towarowych

Po wczytaniu danych z pliku dysponujemy odpowiednimi danymi do wygenerowania pozycji towarowych SAD.

Zanim je wygenerujemy należy podjąć decyzję, czy pozycje faktury o różnych opisach ale zgodnych kodach CN i innych istotnych parametrach mają być generowane jako oddzielne pozycje czy też mają być scalane. Jeśli chcemy, aby pozycje o różnych opisach zostały umieszczone w oddzielnych pozycjach SAD należy zaznaczyć pole "Pozycje faktur o różnych opisach umieść w oddzielnych pozycjach SAD"

W przypadku scalania pozycji o różnych opisach w opisie towaru na SAD zostaną umieszczone wszystkie różniące się opisy.

Z powodu wymogów technicznych opis w pozycji towaru na dokumencie SAD nie może przekroczyć 250 znaków. Po wykorzystaniu tej liczby znaków opis zostanie skończony bez względu na to jak długie opisy znajdują się w pozycjach źródłowych. Jeśli chcemy scalać pozycje ale jednocześnie zachować wszystkie opisy należy wybrać opcję "Podziel na oddzielne pozycje SAD, jeśli opis towaru ma przekroczyć 250 znaków".

Po wybraniu właściwych opcji możemy wygenerować pozycje towarowe dokumentu SAD.

Robimy to za pomocą przycisku "Scal i utwórz pozycje towarowe"

Aby wygenerować pozycje SAD należy przygotować uprzednio pozycję wzorcową, jeśli jej nie utworzyliśmy to po wciśnięciu przycisku "Scal i utwórz pozycje towarowe" program poinformuje nas o tym:

Pozycję wzorcową tworzymy na zakładce "Pozycje towarowe" za pomocą przycisku "Dodaj pozycję":

Po powrocie na zakładkę "Dane źródłowe" generujemy pozycje za pomocą przycisku "Scal i utwórz pozycje towarowe":

Program generuje pozycje dokumentu SAD i informuje nas o tym komunikatem:

Pozycje towarowe są już dostępne na zakładce "Pozycje towarowe" i można uzupełnić dane szczegółowe dotyczące pozycji - dokumenty, należności i inne.

Do każdej pozycji towarowej SAD są wyświetlane u dołu okna pozycje źródłowe faktury:

Na powyższym przykładzie widać, że pozycja 4 została utworzona z dwóch pozycji faktury.

Aby przypisać stawki celne z taryfy celnej do danej pozycji należy, kliknąć na przycisk taryfy celnej przy kodzie TARIC:

Taryfa otworzy się na pozycji z takim kodem CN, jaki został przypisanych pozycji towarowej. W taryfie celnej należy wybrać właściwe stawki dla danego towaru i zatwierdzić przyciskiem "Użyj wybrany kod CN"

Dalsze czynności związane z przygotowaniem dokumentu SAD nie odbiegają od tych, które wykonywane są w przypadku ręcznego wprowadzania danych towarów.